Wizard Workflow Tracker für Matrix42: Handbuch

Dieses Handbuch beschreibt den Wizard Workflow Tracker: Installation, Upgrade, Einrichtung pro Wizard, Workflow-Schritte, Berechtigungen und Diagnose. Der Tracker zeigt Anwendenden nach dem Absenden eines Matrix42-Assistenten (Wizard), was ihr Workflow tut. Dazu öffnet sich ein Tracking-Fenster. Es begleitet den gestarteten Workflow Schritt für Schritt: mit einem Statusring, dem aktuellen Schritt in Worten, der verstrichenen Zeit, der geschätzten Dauer (sofern der Wizard eine hinterlegt hat) und den Schritten, die der Workflow meldet, als Liste. Jeder Schritt zeigt seinen Zustand: nicht begonnen, in Ausführung, wartet, erledigt oder fehlgeschlagen.

Version 1.3 hat einen laufenden Workflow bereits in Echtzeit verfolgt und Schrittbeschreibungen angezeigt. Version 2.0 zeigt zusätzlich die Schrittliste mit dem Zustand jedes Schritts, die verstrichene Zeit neben der geschätzten Dauer, Fehlerdetails und das Ergebnis als Links. Die Anzeige steht allen Anwendenden in dreizehn Sprachen und ohne zusätzliche Berechtigungen zur Verfügung. Das aktuelle Release ist Version 2.0.7 (Stand 02.11.2026). Es enthält den vollständigen Funktionsumfang von 2.0 und alle Korrekturen seither, darunter einen Statusring, der sich dreht, solange der Workflow noch keinen Schritt gemeldet hat, und die Darstellung im New Look von Matrix42.

Preis und Kauf über den Matrix42 Marketplace: Produktseite des Wizard Workflow Tracker. Dort finden Sie auch Datenblatt, Bilder und Texte.

Was Anwendende davon haben

• Kein Rätselraten mehr. Nach dem Absenden sehen Anwendende sofort, dass ihr Workflow läuft, an welchem Schritt er gerade ist und wie lange er schon läuft. Ist eine geschätzte Dauer hinterlegt, zeigt das Fenster sie zusätzlich.
• Den Stand selbst sehen. Anwendende sehen den Stand ihres Workflows, statt beim Service Desk nachzufragen. Bei einem Fehler kopieren sie die Details mit einem Klick.
• Kein Warten vor dem Fenster. Anwendende schließen das Fenster, arbeiten weiter und bekommen eine Benachrichtigung, sobald der Workflow fertig ist.
• Direkt zum Ergebnis. Das neue Ticket, das neue Benutzerkonto oder das neue Gerät steht als Link im Fenster.

Das Tracking-Fenster

Nach dem Absenden des Wizards öffnet der Tracker das Fenster für den gestarteten Workflow, bei mehreren Workflows das Listenfenster (siehe unten). Das Fenster zeigt:

• den Statusring, der sich mit dem Fortschritt füllt. Ein angehaltener Workflow zeigt ein Pausensymbol, ein fertiger ein Häkchen, ein fehlgeschlagener ein Kreuz. Steht ein Workflow noch in der Warteschlange oder meldet er keine Schritte, hat das Fenster noch nichts zu zählen. Seit Version 2.0.7 dreht sich der Ring dann, bis der erste Schritt gemeldet ist. Anwendende sehen so, dass ihr Workflow verfolgt wird. Ein angehaltener Workflow behält wie bisher seinen ruhenden gelben Ring.
• die Kopfzeile mit dem aktuellen Schritt in Worten, zum Beispiel „‘Finishing’ wird verarbeitet.“ oder „Warten auf ‘Finishing’.“
• die Zeitzeile mit der verstrichenen Zeit („Läuft seit 45 s“) und der geschätzten Dauer („geschätzt etwa 20 s“), sofern der Wizard eine hinterlegt hat. Bei einem angehaltenen oder fehlgeschlagenen Workflow nennt sie den Schritt („Schritt 2 von 3“); im Layout „Geteilt“ steht die Schrittzählung über der Kopfzeile.
• die Schrittliste mit jedem Schritt, den der Workflow meldet, seinem Zustand und seiner Dauer.
• einen Hinweis, wenn der Workflow auf eine Rückmeldung wartet: „Der Workflow wartet auf eine Rückmeldung. Er läuft von selbst weiter, sobald die Rückmeldung eintrifft.“

Zwei Layouts pro Wizard

Ist das Fenster zu schmal für Liste und Detailbereich nebeneinander, wechselt das geteilte Layout von selbst zum zentrierten.

Zustände

Fehlgeschlagene Workflows mit Details

Schlägt ein Workflow fehl, nennt das Fenster den betroffenen Schritt. Darunter steht ein Block mit Schritt, Vorgang und Zeitpunkt. Auf Wunsch zeigt er auch den Fehlertext, den Matrix42 für den Workflow aufgezeichnet hat. Drei Schaltflächen helfen weiter:

• Hilfe öffnet die Hilfe, die im Wizard hinterlegt ist (ein Knowledge-Base-Artikel oder eine externe Adresse).
• Details kopieren legt alle Angaben in die Zwischenablage. Der Service Desk bekommt vollständige Informationen und muss kein Bildschirmfoto deuten.
• Problem melden öffnet eine Adresse, die Sie festlegen, zum Beispiel ein Ticketformular.

Ergebnisse als Links

Ist ein Workflow fertig, listet das Fenster unter Ergebnis jedes Objekt, das der Workflow gemeldet hat, als Link. Anwendende öffnen das neue Ticket, das neue Benutzerkonto oder das neue Gerät direkt aus dem Fenster.

Weiterarbeiten und benachrichtigt werden

Solange der Workflow läuft, bietet das Fenster unten „Benachrichtigen, wenn fertig“ an. Ist der Workflow beendet, steht dort „Zur Kenntnis nehmen“. Daneben steht wie bisher das „Schließen“ der Plattform. Der Workflow läuft in jedem Fall weiter, denn der Tracker hält nie einen Workflow an. Wer das Fenster schließt und weiterarbeitet, bekommt bei Abschluss eine Benachrichtigung in der Kopfleiste. Der Link Öffnen darin führt zurück ins Fenster.

In der Kopfleiste gibt es außerdem die Schaltfläche „Meine laufenden Workflows“ mit einem Zähler „fertig von gesamt“. Die Liste dahinter zeigt jeden verfolgten Workflow mit Zustand, aktuellem Schritt und Dauer. In jeder Zeile lässt sich die Benachrichtigung ein- oder ausschalten, das Fenster öffnen oder der Workflow aus der Liste entfernen. Im Self Service Portal ist die Schaltfläche ausgeblendet.

Mehrere Workflows auf einmal

Startet ein Wizard für jedes ausgewählte Objekt einen eigenen Workflow, öffnet der Tracker sein Listenfenster. Es zeigt eine Zeile pro Workflow mit Zustand, aktuellem Schritt und Dauer, darüber die Anzahl je Zustand. „Öffnen“ in einer Zeile öffnet das Fenster dieses Workflows, wenn die Zeile es anbietet.

Architektur

Die Extension wird als Front-End Workspace in Matrix42 integriert (workspace.json, Workspace RootITUp_AwaitWorkflow, Bundle-Version 2.0.7) und registriert vier Steuerelemente:

Dazu liefert das Paket die Aktionen „Workflow abwarten“ (RootITUp.Await.Workflow) und „Workflows abwarten“ (RootITUp.Await.Workflow.List) mit den zugehörigen Wizards „Wizard Workflow Tracker“ und „Wizard Workflow Tracker List“, die Kopfleisten-Aktion „Meine laufenden Workflows“, zwei paketeigene Datenabfragen (siehe Berechtigungen), fünf Diagnoseregeln und die Texte des Fensters in dreizehn Sprachen.

Technische Details

Das AngularJS-Modul RootITUp.AwaitWorkflow registriert sich über mx.workspacesConfig.registerModule() in der Matrix42-Shell. Ein Dienst auf Sitzungsebene verfolgt jeden Workflow, den ein Tracker-Wizard gestartet hat, merkt sich die Liste pro Person und löst die Benachrichtigung bei Abschluss aus. Genutzte Matrix42-Services:

• mx.shell.EventService: lauscht auf das WizardPostAction-Ereignis
• mx.shell.ActionManagerService und mx.shell.ActionExecutorService: rufen die konfigurierte Aktion ab und führen sie aus
• mx.shell.NotificationService: zeigt die Benachrichtigung bei Abschluss
• mx.shell.SidePanelService: verwaltet die Views im Seitenpanel
• mx.SolutionBuilderAgent.ViewHelpService: zeigt die kontextsensitive Hilfe an

Das Fenster fragt den Zustand eines Workflows standardmäßig alle 2 Sekunden ab (mindestens 1 Sekunde; ist der Browser-Tab im Hintergrund, alle 10 Sekunden). Nach zwei Stunden endet die Verfolgung. Das Fenster zeigt dann den letzten bekannten Zustand mit dem Hinweis „Wird nicht mehr verfolgt“.

Eine bekannte Einschränkung gilt für 25.4 und 26.1 gleichermaßen: Auf Matrix42-Systemen, deren Cache auf Redis läuft, kann ein beendeter Workflow bei deutscher oder anderer nicht englischer Oberfläche im Fenster weiter als laufend erscheinen. Ob Redis eingerichtet ist, hängt von der Konfiguration Ihres Systems ab. Ohne Redis-Cache zeigt das Fenster einen beendeten Workflow in jeder Sprache als beendet.

Installation

Die Extension wird über die Matrix42 Extension Gallery als Konfigurationspaket bereitgestellt und installiert.

1. Matrix42 Administration öffnen
2. Zur Extension Gallery navigieren
3. Nach „Wizard Workflow Tracker“ von RootITUp suchen
4. Auf „Install“ klicken und warten, bis die Installation abgeschlossen ist
5. Anschließend Administration › Troubleshooting › System Diagnostics ausführen. Die Regeln des Pakets prüfen, ob die Installation vollständig ist; eine der fünf meldet außerdem Workflows, die zu lange in der Warteschlange stehen

Rahmendaten des Pakets (aus package.json):

Voraussetzung: Administrative Rechte im Matrix42-System.

Für ein Upgrade installieren Sie 2.0.7 über die vorhandene Version, egal ob 1.3, 2.0.0, 2.0.1 oder ein späteres 2.0-Release. Die Versionen 2.0.2 bis 2.0.6 wurden nicht in der Extension Gallery veröffentlicht; ihre Korrekturen sind in 2.0.7 enthalten. Die Installation recycelt die Web-Anwendung, wie jede Version des Trackers. Das Bundle wird als Version 2.0.7 ausgeliefert, deshalb lädt jeder Browser die Dateien neu, egal welche Version er zwischengespeichert hat. Ein Browser-Tab, der während der Installation offen war, nutzt die alte Version, bis er neu geladen wird.

Wichtig: Meldet der Installer das Upgrade als fehlgeschlagen, wiederholen Sie es und brechen Sie nicht ab. Abbrechen deinstalliert das ganze Paket: Es entfernt die Wizards, Aktionen, Steuerelemente, Datenabfragen und Diagnoseregeln des Trackers, auch wenn die Paketliste noch die vorherige Version zeigt. Haben Sie abgebrochen, installieren Sie 2.0.7 erneut und wiederholen Sie Ihre Änderungen an den Einträgen des Trackers, zum Beispiel eine Diagnoseregel, die Sie deaktiviert hatten.

Upgrade von Version 1.3

Sie installieren Version 2.0.7 einfach über die vorhandene Version 1.3.

• Die Paket-ID und alle vorhandenen Einträge behalten ihre IDs. Wizards, die das Steuerelement bereits einbinden, funktionieren weiter wie bisher: mit dem zentrierten Layout und ohne geschätzte Dauer, bis Sie die neuen Einstellungen setzen.
• Führen Sie danach einmal System Diagnostics aus. Die Regel „upgrade complete“ bestätigt, dass die geänderte Steuerelement-Definition und das neue Wizard-Layout angekommen sind.
• Öffnen Sie Ihre Wizards bei Gelegenheit im Layout Designer und wählen Sie Layout, geschätzte Dauer und Melde-Adresse (siehe Konfiguration).

Upgrade von Version 2.0.0, 2.0.1 oder einem späteren 2.0-Release

Installieren Sie 2.0.7 über die vorhandene Version. Paket-ID und alle Einträge behalten ihre IDs, und jeder Wizard funktioniert weiter. Führen Sie danach System Diagnostics erneut aus. Die Regel „workspace bundle deployed and current“ meldet dann das Bundle in Version 2.0.7. Regeln, die Sie deaktiviert haben, bleiben deaktiviert: Bei den Diagnoseregeln schreibt das Update nur die Skripte.

Konfiguration

Steuerelement im Wizard einbinden

1. Layout des Wizards öffnen

Öffnen Sie das Layout des gewünschten Wizards über „Change Layout“ im Layout Designer.

2. Steuerelement platzieren

Fügen Sie aus der Toolbox das nicht-visuelle Steuerelement „RootITUp Workflow abwarten“ (rootitup-wizard-postaction) auf der Wizard-Seite ein.

3. Eigenschaften setzen

4. Layout veröffentlichen

Nach dem Veröffentlichen öffnet sich beim Absenden des Wizards automatisch das Tracking-Fenster für den gestarteten Workflow.

Schritte im Workflow festlegen

Die Schrittliste zeigt genau die Schritte, die der Workflow selbst meldet. Dafür sorgt die Workflow-Aktivität „Update Visual Progress“. Sie liegt im Workflow Studio in der Kategorie Service Catalog, ihr technischer Name ist UpdatePortalProgress. Eine Schritt-für-Schritt-Anleitung finden Sie im Quick Win Update Visual Progress richtig einsetzen. Ein Workflow ohne diese Aktivität wird trotzdem verfolgt. Solange er läuft, zeigt das Fenster dann nur einen drehenden Ring, ohne Schrittliste und ohne Schrittzählung.

Jeder Aufruf der Aktivität schließt den bis dahin offenen Schritt und beginnt einen neuen. Platzieren Sie sie deshalb am Anfang jeder Phase, nicht nur am Ende des Workflows:

Setzen Sie je Aktivität die Eigenschaft „Visual Progress“ (den Fortschrittsschritt). Kopfzeile und Schrittliste zeigen dann den Namen dieses visuellen Schritts. Die Eigenschaft „Name“ dient als Rückfallebene: Sie erscheint nur bei Aufrufen ohne Verknüpfung. Setzen Sie sie trotzdem, mit einem kurzen Schrittnamen in der Sprache Ihrer Anwendenden. Prüfen Sie anschließend alle Aktivitäten, checken Sie den Workflow ein und veröffentlichen Sie ihn.

Tipp: Je mehr Schritte der Workflow meldet, desto genauer sind Ring und Liste. Bei vielen Schritten lohnt sich das geteilte Layout.

Hilfe-Integration

Die Schaltfläche Hilfe im Fehlerblock übernimmt die Hilfekonfiguration des Wizards (helpSourceType, helpValue):

Berechtigungen und Datenzugriff

Die Schrittliste und die Ergebnisliste sehen alle Anwendenden, auch ohne Administratorrechte. Das Paket vergibt dafür kein einziges Recht. Es liest einen Workflow über zwei paketeigene Datenabfragen (POST api/DataQuery/{id}):

Das Paket ändert keine Berechtigung, öffnet keinen Webservice und fasst keinen Konfigurationselement-Typ an. Den Fehlertext von Matrix42 (GET api/process/{id}/processInfo) liest der Tracker nur, wenn der Wizard Show Technical Details einschaltet, und nur für Workflows, die die Person selbst gestartet hat.

System Diagnostics

Das Paket bringt fünf Prüfregeln unter Administration › Troubleshooting › System Diagnostics mit. Sie lesen nur und ändern nichts. Jede Meldung sagt, was der Tracker in der Folge tut und wie Sie das Problem beheben.

Sprachen

Alle Texte des Fensters, der Liste und der Benachrichtigung liegen in dreizehn Sprachen vor: Englisch, Deutsch, Arabisch, Spanisch, Finnisch, Französisch, Italienisch, Niederländisch, Polnisch, Portugiesisch (Brasilien), Russisch, Schwedisch und Chinesisch (vereinfacht).

Barrierefreiheit

Die Statusanzeige ist als Live-Region ausgezeichnet und hinterlegt für jeden Zustand ein eigenes aria-label (zum Beispiel „Workflow in der Warteschlange, noch nicht gestartet“ oder „Workflow abgeschlossen“). Screenreader und andere assistive Technologien sagen Zustandswechsel damit an.

Changelog

Häufig gestellte Fragen