Task Steps
Task Steps ist eine kostenlose Erweiterung von RootITUp für Matrix42 Enterprise Service Management (ESM) ab 25.4. Sie pflegen die Schritte einer Arbeit einmal in der Aufgabenvorlage. Jede Aufgabe aus dieser Vorlage bekommt sie als abhakbare Liste, und jeder Haken schreibt einen Eintrag ins Journal der Aufgabe.
Beispielansicht im Matrix42-26.1-Frontend, Demodaten
Mehrere Arbeitsschritte stehen als Fließtext in der Aufgabe
„Welche Schritte wurden letzten Monat übersprungen, und von wem?“
Task Steps ist kein Checklisten-Control
Checklisten-Controls hängen eine Liste an ein Formular. Task Steps setzt bei der Aufgabenvorlage an und schreibt jeden Haken ins Journal. Drei Unterschiede entscheiden, was zu Ihrem Service Desk passt.
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Woher die Schritte kommen
Task Steps
Aus der Matrix42-Aufgabenvorlage. Sie pflegen die Schritte im Reiter „Schritte“ der Vorlage. Jede Aufgabe aus dieser Vorlage bekommt die Liste bei ihrer Anlage, auch über die API, den E-Mail-Robot oder einen GDIE-Import.
Checklisten-Control (typisch)
Aus eigenen Checklisten-Vorlagen des Controls, getrennt von der Aufgabenvorlage. Die Liste wird am einzelnen Datensatz ausgewählt oder angelegt.
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Wer die Liste ändert
Task Steps
Nur die Vorlage. An der Aufgabe ist die Liste nicht erweiterbar: Schritte werden erledigt, mit Grund übersprungen oder wieder geöffnet, aber nicht ergänzt oder gelöscht. Eine geänderte Vorlage gilt für neue Aufgaben, laufende bleiben, wie sie sind.
Checklisten-Control (typisch)
Alle, die die Checkliste bearbeiten. Punkte lassen sich am Datensatz ergänzen und löschen, sodass jede Liste anders aussehen kann.
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Was ein Haken hinterlässt
Task Steps
Einen eigenen Eintrag im Journal der Aufgabe, mit Person, Zeitpunkt und eigener Farbe für erledigt, übersprungen und wieder geöffnet. Dazu eine Datenzeile je Schritt, die sich abfragen lässt. Im Self-Service-Portal erscheinen diese Einträge nicht.
Checklisten-Control (typisch)
Einen geänderten Zustand der Liste, den das Control speichert. Im Journal des Datensatzes steht dazu in der Regel nichts.
Ein Checklisten-Control passt besser, wenn Teams ihre Liste am einzelnen Vorgang frei zusammenstellen sollen oder wenn die Liste an Incidents, Assets oder anderen Datensätzen hängen soll. Task Steps arbeitet nur mit Aufgaben und ihren Vorlagen.
Die Vorlage gibt die Schritte vor, das Journal hält sie fest
Task Steps ergänzt die Aufgabenvorlage um eine geordnete Schrittliste und die Aufgabe um ein Control, in dem Bearbeitende die Schritte abhaken. Jede Änderung an einem Schritt schreibt einen eigenen Journaleintrag.
Beispielansicht im Matrix42-26.1-Frontend, Demodaten
Jeder Haken im Journal der Aufgabe
Jede Änderung an einem Schritt steht als eigener Eintrag im Journal der Aufgabe, mit Person, Zeitpunkt und eigener Farbe: erledigt in Grün, übersprungen in Gelb mit der Begründung, wieder geöffnet in Blau. Der Text nennt den Schritt; er wird auf Englisch geschrieben.
Beispielansicht im Matrix42-26.1-Frontend, Demodaten
Ein Control für Vorschau und Dialog
Das Control „Aufgabenschritte“ ziehen Sie im Layout Designer in die Vorschau oder den Bearbeitungsdialog der Aufgabe. Der Fortschritt zählt erledigte, übersprungene und offene Schritte getrennt.
Beispielansicht im Matrix42-26.1-Frontend, Demodaten
Überspringen mit Begründung
Wer einen Schritt überspringt, gibt eine kurze Begründung an; die Pflicht lässt sich pro Platzierung abschalten. Die Begründung steht im Journal der Aufgabe und bleibt dort, auch wenn der Schritt später wieder geöffnet wird.
Beispielansicht im Matrix42-26.1-Frontend, Demodaten
Auf Wunsch Schritt für Schritt
Mit der Eigenschaft „Schritte nacheinander“ ist nur der nächste offene Schritt bearbeitbar, die folgenden warten sichtbar. Ohne sie ist jeder offene Schritt jederzeit bearbeitbar. Wieder öffnen geht in beiden Fällen.
Reiter „Schritte“ in der Aufgabenvorlage
Das Paket ergänzt den Dialog der Aufgabenvorlage um den Reiter „Schritte“. Dort legen Sie Schritte mit Position, Titel und optionalem Hinweis an und bearbeiten sie direkt in der Tabelle. Der Dialog selbst bleibt unverändert.
Schritte einmal bei der Anlage
Jede Aufgabe bekommt die Schrittliste ihrer Vorlage genau einmal, wenn sie angelegt wird. Danach wird nichts synchronisiert, und es läuft kein geplanter Job. Abgeschlossene Aufgaben bekommen nie nachträglich Schritte.
Intern bleibt intern
Die Journaleinträge der Schritte sieht das Service-Desk-Team an der Aufgabe, im Self-Service-Portal erscheinen sie nicht. Anfragende Personen lesen keine internen Haken und Begründungen.
Häufig gestellte Fragen
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Task Steps ist kostenlos. Schreiben Sie uns kurz, auf welcher Matrix42-Version Sie es einsetzen möchten. Wir melden uns innerhalb von 24 Stunden mit allen Details zur Installation.
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